Help, mijn e-mail komt niet aan

Stel: u hebt op uw website een formulier waarmee mensen een offerte kunnen aanvragen. Elke aanvraag wordt in een mailtje naar u toegestuurd. Maar de mailtjes belanden in uw spambox. U loopt aanvragen mis en lijdt reputatieschade omdat u niet op aanvragen reageert. Dat was de situatie van een klant die onlangs de overstap naar ons maakte.

Spamfilters

Wat was de oorzaak van haar probleem? In de afgelopen jaren is de hoeveelheid spam- en phising mails die wij op ons af krijgen enorm gegroeid. Hosting providers hebben spamfilters in gebruik om de kwaadwillende mails tegen te houden. Maar de spammers bedenken steeds weer trucjes om de spamfilters te omzeilen, waarna de spamfilters weer uitgerust worden met nieuwe technieken. Kortom, er is een soort wapenwedloop gaande.

Onze klant liet de mailtjes van het offerteformulier naar haar mailadres bij Gmail sturen. Toen haar site net gebouwd was kwamen de mails netjes aan. Maar nadat Gmail het spamfilter had vernieuwd kwamen de mails niet meer door het filter heen. Hoe kan dat?

Spampunten 'sparen'

Een spamfilter werkt met een puntensysteem: een ontvangen mail wordt op een aantal kenmerken gescreend en elk kenmerk dat 'mogelijk verdacht' is levert punten op. Een kenmerk kan bijvoorbeeld zijn dat er woorden in de tekst staan die vaak in spamberichten worden aangetroffen. Komt de totale score boven een bepaalde drempel uit, dan houdt het filter de mail tegen. Dat ene woord in de tekst hoeft dus op zich nog niet te leiden tot een enkele reis naar de spambox; het gaat om een combinatie van kenmerken.

Wanneer een mailtje afkomstig is van een online formulier of een nieuwsbrief-applicatie levert dat helaas ook spampunten op. Want hiermee kunnen grote hoeveelheden mails tegelijk worden verstuurd, en dat is precies wat verzenders van spam- en phishingmails doen. Ook kan gemakkelijker worden verhuld wie de afzender is. Bij zo'n bericht is de drempel dus per definitie sneller bereikt en daar kan je weinig aan doen. Evenmin kunnen wij invloed uitoefenen op Google om de drempel van hun spamfilter aan te passen.

Probleemanalyse

We wilden dus ontdekken op welke kenmerken die wij wel in de hand hebben de mail van onze klant te hoog scoorde. We hebben daarbij verschillende online tools gebruikt, waaronder de Domain Health tool van MXToolbox. Deze meldde dat op de hosting bepaalde authenticatie-gegevens ontbraken. Met deze gegevens kan een spamfilter controleren of de mail daadwerkelijk van de vermelde afzender afkomstig is, of van iemand die zich voordoet als deze afzender.

We zien de laatste tijd vaker problemen met authenticatie-gegevens. Als deze niet - of niet correct - zijn ingevuld, dan stijgt de spamscore van de mail aanzienlijk. Gezien dit belang vertellen we u graag een paar vaktermen. De drie belangrijkste technieken om de authenticiteit vast te stellen heten: spf, dkim en dmarc. De bijbehorende gegevens moeten worden ingesteld in het dns-beheer van uw domein.

Veel hosting providers maken dit voor u in orde zonder dat u dit door hebt, maar vaak is er nog iets te verbeteren. Dus hebt u zelf problemen met mail die niet aankomt, vul dan uw domeinnaam eens in bij bovengenoemde tool. Grote kans dat u een melding krijgt over uw spf, dkim of dmarc.

De oplossing(en)

Bij onze klant bleken de dmarc-gegevens te ontbreken. Nadat we die in orde hadden gemaakt, kwamen de mails weer netjes binnen. Het aanpassen van dat ene kenmerk bleek dus voldoende om weer onder de spamdrempel te blijven.

Maar de klant bleek al langer ontevreden te zijn over haar hosting provider. In overleg hebben we haar site en mailboxen naar een andere hosting provider verhuisd. Een provider waar wij goede ervaringen mee hebben en die ons goede tools levert om problemen als deze op te lossen.

En u?

Het voorbeeld van deze klant gaat over e-mail die niet in haar eigen mailbox aankwam. Maar de geschetste problemen spelen ook bij het versturen van mail naar anderen. Al dan niet met behulp van een online formulier of een nieuwsbrief-applicatie.

Ervaart u ook problemen met mail die niet aankomt? Laat het de Webcompagnons weten. Wij denken graag met u mee.

 

 Engweg 115
 3971 JG Driebergen
 0343-522709
 
 2017 - de Webcompagnons
 Spread the Joomla love