Een soort kantoor, maar dan online

"Wat we nodig hebben is één omgeving waarin onze trainers alles kunnen doen," zei de klant, een trainingsbureau dat op jaarbasis enkele duizenden trainingen verzorgt. "Een soort kantoor, maar dan online. Bestaat zoiets al, kant en klaar?" Nee. Dat bestond nog niet, maar de Webcompagnons zagen meer dan genoeg mogelijkheden om daar verandering in te brengen.

Wat we uiteraard als eerste deden, was inventariseren wát die trainers dan allemaal moeten doen. De klant somde een indrukwekkend lijstje op:

  • Een film starten vanaf Google Drive
  • Een PowerPoint-presentatie starten die op de server staat
  • Verschillende formulieren invullen
  • Een presentielijst uploaden
  • De cursusagenda raadplegen en hun beschikbaarheid doorgeven
  • Hun mail checken
  • Bestanden op Google Drive benaderen
  • Het trainershandboek raadplegen
  • Facturen indienen

Een groot deel van het werk speelt zich af in de Google AppSuite: de mail loopt via Google en het bedrijf maakt gebruikt van Google Drive, Google Agenda en Google Groups. Omdat er ook een deel is dat via de website benaderd moet worden, gingen we op zoek naar een mogelijkheid om de trainer via zijn Google account in te laten loggen op het besloten deel van de site. Op die manier zou hij maar één gebruikersnaam en wachtwoord hoeven te onthouden om overal bij te kunnen.

We vonden een extensie (een uitbreiding voor de website) waarmee dat kan: de inlogknop op de website stuurt de gebruiker door naar zijn Google account. Na inloggen bij Google wordt hij teruggeleid naar de website waar hij nu ook automatisch is ingelogd. Nu ziet de gebruiker een Dashboard met rechtstreekse links naar alles wat hij nodig heeft.

Een goed doordacht rechtenbeheer zorgt ervoor dat de trainers alleen die opties zien die ze voor hun werk nodig hebben. Freelancers zien andere opties dan trainers in loondienst, en trainers met verschillende specialisaties zien verschillende content. Alle Google-toepassingen en -bestanden zijn direct te benaderen, want de gebruiker is al ingelogd bij Google.

De cursusagenda is een min-of-meer maatwerk oplossing: met een combinatie van verschillende uitbreidingen voor de Joomla-website bouwden we een modulair en flexibel uit te breiden planningssysteem. In dat systeem plant de planner cursussen, geven de trainers hun beschikbaarheid aan en kan de planner trainers inplannen of afwijzen. We gebruiken bestaande Joomla-extensies van ontwikkelaars die bovenop de technologische ontwikkelingen zitten. Daarmee is de klant verzekerd van een oplossing die technisch altijd up to date is. Hij heeft het voordeel van maatwerk, gecombineerd met beproefde ‘standaard’ software.

Voor de trainers – de gebruiker van de site – is het helemaal niet van belang dat het ene onderdeel van zijn Dashboard zich bij Google bevindt en het andere niet. Zij zien gewoon een Dashboard met knoppen die ze in staat stellen hun werk te doen. En zo zou het altijd moeten zijn.

 Engweg 115
 3971 JG Driebergen
 0343-522709
 
 2017 - de Webcompagnons
 Spread the Joomla love